La rubrica è realizzata in collaborazione con lo studio notarile Roberto Baldassarri con sede a Grosseto
L’entrata in vigore del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) ha avuto un impatto significativo sulla professione notarile, imponendo nuovi adempimenti e responsabilità nella gestione dei dati personali. Il notaio, in quanto titolare del trattamento di una vasta gamma di informazioni sensibili, si trova in prima linea nell’applicazione di questa normativa.
- Il notaio come titolare del trattamento Nel contesto del GDPR, il notaio è considerato titolare del trattamento dei dati personali raccolti nell’esercizio della sua funzione. Questo comporta una serie di responsabilità dirette:
a) Garantire la conformità al GDPR di tutti i trattamenti effettuati. b) Implementare misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati. c) Rispettare i principi di liceità, correttezza e trasparenza nel trattamento dei dati.
- Principali adempimenti del notaio Il GDPR richiede al notaio di adottare diverse misure:
a) Registro dei trattamenti: Mantenere un registro dettagliato di tutte le attività di trattamento dei dati personali. b) Informativa privacy: Fornire un’informativa chiara e completa agli interessati sulle modalità di trattamento dei loro dati. c) Base giuridica del trattamento: Identificare e documentare la base giuridica per ogni trattamento di dati personali. d) Misure di sicurezza: Implementare adeguate misure tecniche e organizzative per proteggere i dati da accessi non autorizzati o perdite.
- Particolarità del trattamento notarile Il trattamento dei dati da parte del notaio presenta alcune peculiarità:
a) Obbligo di conservazione: Il notaio è tenuto a conservare i dati per periodi molto lunghi, in alcuni casi a tempo indeterminato. b) Dati sensibili: Spesso il notaio tratta categorie particolari di dati personali (es. dati sanitari in atti di donazione). c) Finalità di interesse pubblico: Molti trattamenti sono effettuati per finalità di interesse pubblico connesse alla funzione notarile.
- Diritti degli interessati e limiti Il notaio deve gestire le richieste degli interessati relative ai loro diritti (accesso, rettifica, cancellazione), tenendo conto dei limiti imposti dalla natura pubblica della funzione notarile.
- Data breach e notifica In caso di violazione dei dati personali, il notaio ha l’obbligo di notificare l’evento al Garante per la Protezione dei Dati Personali entro 72 ore e, in alcuni casi, agli interessati.
- Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) Sebbene non sempre obbligatorio, molti studi notarili scelgono di nominare un DPO per garantire una gestione ottimale della conformità al GDPR.
- Formazione e sensibilizzazione È fondamentale che il notaio e il suo staff siano adeguatamente formati sulle tematiche di protezione dei dati e sui corretti comportamenti da adottare.
- Trasferimenti internazionali di dati In caso di atti che coinvolgono parti straniere, il notaio deve prestare particolare attenzione alle regole sul trasferimento internazionale dei dati.
- Conservazione digitale e sicurezza informatica Con l’aumento degli atti in formato digitale, diventa cruciale l’adozione di robuste misure di sicurezza informatica e di corrette procedure di conservazione digitale.
- Sanzioni e responsabilità Le violazioni del GDPR possono comportare sanzioni significative, sia amministrative che penali, oltre a potenziali danni reputazionali.
Conclusioni L’adeguamento al GDPR rappresenta una sfida importante per la professione notarile, richiedendo un approccio proattivo alla protezione dei dati personali. Tuttavia, questa sfida può essere vista anche come un’opportunità per migliorare la qualità e la sicurezza dei servizi offerti, rafforzando la fiducia dei clienti.
Il notaio, in virtù della sua funzione pubblica e della sua tradizionale attenzione alla riservatezza, si trova in una posizione privilegiata per implementare efficacemente i principi del GDPR. L’adozione di best practices nella protezione dei dati non solo garantisce la conformità normativa, ma contribuisce anche a consolidare il ruolo del notaio come garante della sicurezza e della legalità nelle transazioni giuridiche.
In un’era di crescente digitalizzazione e di aumentata sensibilità verso la privacy, il notaio che sa coniugare la sua tradizionale funzione di pubblico ufficiale con una gestione all’avanguardia della protezione dei dati personali si posiziona come un punto di riferimento essenziale nel panorama giuridico contemporaneo.
