La rubrica è realizzata in collaborazione con lo studio notarile Roberto Baldassarri con sede a Grosseto
L’entrata in vigore del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) nel 2018 ha introdotto nuovi e stringenti obblighi per tutti i soggetti che trattano dati personali, inclusi i notai. In quanto pubblici ufficiali che gestiscono quotidianamente informazioni sensibili dei propri clienti, i notai sono chiamati ad adeguare le proprie procedure e modalità operative per garantire la piena conformità alla normativa europea sulla privacy.
Il notaio, nell’esercizio delle sue funzioni, si configura come “titolare del trattamento” ai sensi del GDPR. Ciò comporta una serie di responsabilità e adempimenti specifici, tra cui:
- L’obbligo di informare adeguatamente i clienti sulle modalità di trattamento dei loro dati, attraverso un’informativa chiara e completa;
- La necessità di acquisire il consenso esplicito dell’interessato per trattamenti che vanno oltre le finalità strettamente connesse all’attività notarile;
- L’implementazione di misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la sicurezza dei dati trattati;
- La tenuta del registro delle attività di trattamento;
- La nomina di un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) nei casi previsti dalla normativa.
Particolarmente delicata è la gestione della documentazione notarile, che spesso contiene dati sensibili o giudiziari. Il notaio deve adottare specifiche cautele nella conservazione degli atti e nell’accesso agli archivi, prevedendo sistemi di protezione sia fisica che informatica.
Un altro aspetto cruciale riguarda la comunicazione dei dati a terzi, come le pubbliche amministrazioni o altri professionisti coinvolti nelle pratiche. Il notaio deve assicurarsi che tali comunicazioni avvengano nel pieno rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza sanciti dal GDPR.
In caso di violazioni, le sanzioni previste dal Regolamento possono essere molto severe, arrivando fino al 4% del fatturato annuo. Inoltre, eventuali data breach potrebbero comportare gravi danni reputazionali per lo studio notarile.
Per questi motivi, è fondamentale che i notai investano in formazione e aggiornamento continuo sulle tematiche relative alla protezione dei dati. Solo attraverso una profonda conoscenza della normativa e l’adozione di best practice è possibile garantire il pieno rispetto del GDPR e tutelare efficacemente la privacy dei propri clienti.
In conclusione, la figura del notaio si trova oggi ad affrontare nuove sfide nell’ambito della protezione dei dati personali. Un approccio proattivo e consapevole alla compliance GDPR non solo permette di evitare sanzioni, ma rappresenta anche un’opportunità per migliorare la qualità del servizio offerto e rafforzare il rapporto fiduciario con la clientela.